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企业管理流程编制分析

时间:2020.05.14

企业管理流程编制分析

  流程作为一种企业行为规范,使员工在做事情时有规矩可循。但是现在真正能够很好地使用和管理流程的企业并不多,下面就一起来说说企业流程管理的那些事。

  一、流程管理定位

  组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。即由两个及以上的业务步骤,完成一个完整的业务行为的过程。

  01 建立流程的目的

  (1)提高业务的标准化和秩序化;

  (2)控制业务交易过程的风险,防止经营活动潜在的风险;

  (3)流程管理可以提高整体运营效率,防止低效率和资源浪费;

  (4)流程化管理可以体现公司运营的规范性以及经营的稳健性。

  02 建立流程的好处

  (1)对于负责人而言,不用担心有令不行、执行不力;

  (2)对于中层干部而言,不用事事请示,不用再受夹板气;

  (3)对于基层员工而言,掌握正确的做事方法,不用再背黑锅。

  总而言之:流程管理让一切工作变得简单。

  03 注意事项

  (1)现在任何公司都必须以业务或客户为中心,所有流程必须以此为核心来建立,所有流程必须服务于这个中心。如果流程的建立反而让整个业务运作效率降低,就不是一个好流程;

  (2)流程的目的之一就是为了管控经营风险,但风险管控应该有主次之分,不要过多注意细节风险,而失去客户或失去市场;

  (3)流程的决策人,必须让能听到“炮声”的人来决策,不能让远离客户或者市场的人来决策;

  (4)流程不应该是一成不变的,它应该随公司发展而不断完善,随公司业务发展变化而变化。

  二、做好流程编制前期工作

  01 流程管理职责

  (1)流程管理主责部门:

  a.负责流程运行中的指导、组织以及协调;

  b.负责流程文件的建立、分布、修订以及废止;

  c.负责流程的评价以及优化。

  (2)流程执行主责部门:

  a.负责本部门流程的制定、宣贯、执行和维护;

  b.负责公司流程的执行;

  c.负责主责流程的优化和公司流程优化的建议。

  (3)流程起草责任人:

  a.负责新流程的调研起草及相关流程文件的编制;

  b.负责运行流程维护修改和协助优化工作;

  c.负责流程文件标准化,提交文件至流程文库。

  (4)流程文件管理责任人:

  a.负责检查接收流程文件的标准化;

  b.负责分类管理在库的流程文件;

  c.负责流程文件的下发和回收旧文件工作。

  02 流程调研

  (1)调研标准:

  流程的定义告诉我们,流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。即由两个及以上的业务步骤,完成一个完整的业务行为的过程。此外,流程还必须满足以下条件:

  a.管理事务涉及到两个部门或三个岗位以上;

  b.操作过程中带有物流、资金流、人流和信息流;

  c.操作过程是固定模式或运行路线。

  (2)调研方法:

  a.流程场景识别表;

  b.访谈;

  c.现场调研;

  d.工作日志。

  03 流程框架

  流程框架是反映所有业务活动的总体构成和层级关系,核心内容是重塑以客户为导向的业务链,从而描述出整体流程清单。但流程框架不等于流程清单,因为流程清单只能表述出流程的层级关系和数量,而流程的接口关系需借助流程框架来呈现。

  04 流程清单

  流程清单是以组织层级和流程层级区分梳理流程类别而罗列的所有流程,具体方法是依据流程框架对管理业务流程进行分层分类,梳理出公司一级、二级和三级流程清单。

  05 流程编号

  流程编号要根据公司业务链结构和流程框架结构制定编号规则,主要包括:流程图标号、流程说明编号、流程运行表单标号,明确表达各类编号的含义。

  三、编制流程图

  1、流程图模板

  流程图采用泳道式图形表达,一个泳道表示一个角色,呈现在图形法,泳道左侧表示流程阶段,一般一个流程表达有两个到三个阶段,泳道内表示的是每个流程步骤,用不同形状的几何图形表示,每个图形用带箭头的直线连接,表示每个步骤的流转方向。

  流程图模板

  2、流程图绘制

  (1)依据调研得到的多种信息,综合起来绘制流程图,一般采用Visio画图软件来绘制,形成流程图初稿;

  (2)初稿绘制完成后,必须向该流程的实际运行部门的操作人员征求意见,核实流程运行的步骤、角色、职责以及权限;

  (3)征求意见完成后,需要对流程进行修改,提交分管领导审核再修改,最终定稿;

  (4)定稿文件最后集中提交总经理审批。

  四、编制流程说明表及表单

  1、编制流程说明表

  (1)充分理解流程图,了解每个步骤之间的相互关系;

  (2)说清楚输入的资源和输出的结果;

  (3)按流程逐一编制,序号一致,说清楚什么人做什么事;

  (4)再标准格式的编制。

  2、编制配套表单

  (1)依据流程图整理配套表单;

  (2)明确表单使用责任人,要求其提供表单初稿,不能提供的依据流程要求进行表单设计,设计完成的表单必须经使用责任人签字确认;

  (3)配套表单编制完成后,统一按流程图编号进行配套表单编号,要求配套表单编号与流程图保持一致,后缀“-01”自然顺延。

  五、流程下发试运行

  (1)流程下发试运行前,由流程管理责任部门组织试运行培训,参加人员为与该流程相关的所有操作人员、管理人员、部门负责人,统一讲解流程步骤、角色、职责、权限以及配套表单的发起人、填写方法、流转路线收存归档等;

  (2)培训完成后,正式下发试运行,同时下发“流程试运行问题记录表”,要求试运行期间的任何问题必须记录在表内,不允许擅自修改表单;

  (3)试运行期根据流程的运行周期而定,一般情况试运行3-5个运行周期,如果试运行周期一个月以上的可以根据实际情况另行确定,试运行结束时,“流程试运行问题记录表”经部门负责人签字确认后,同时收回。

  六、流程维护与修订

  流程维护与修订是指流程运行过程中,由于组织结构或经营环境发生变化,原有流程不能满足时的修订,需要注意以下几点:

  (1)流程运行中,相关人员必须严格按流程操作,防止误操作的修订;

  (2)流程管理责任部门负责对执行情况监督检查;

  (3)业务流程涉及多个部门由主责部门负责管理修订时,由主责部门提出;

  (4)流程修订由流程管理责任部门统一协调实施,流程使用部门无权修订;

  (5)修订时由流程使用部门填写“流程修订建议表”,并提交流程管理责任部门。

  七、流程作废

  满足作废的条件:

  (1)因组织或业务变化,流程已失去效力;

  (2)同一事项被新流程所规定,或因流程体系调整而合并。

  以上是企业管理流程的编制步骤和管理过程,实施流程管理可以对症下药来解决企业的管理顽疾,做得好则事半功倍,提高企业的运行效率。这里需要说明的是流程实施离不开有效的培训和配套的管理制度,这方面以后再交流。

  以上就是企业管理咨询公司关于企业管理流程编制步骤和管理过程。企业实施流程管理需要对症下药来解决企业长期存在的管理问题,做好流程管理问题,就能提高企业运营效率。这里需要说明的是,流程实施离不开有效的培训和配套管理制度,这方面企业也不能疏忽。

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