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什么是部门职能说明书

时间:2020.05.14 14:44:32 阅读:3057
导读: 什么是部门职能说明书?随着企业规模越来越大,所做的事情也越来越多,部门之间需要协调的事情自然而然就多。联系越密切,部门之间的管理界限就越模糊。此时,需要一个标准化的文件——部门职能说明书,以清晰地呈现部门职能的边界以及权限。

什么是部门职能说明书

  随着企业规模越来越大,所做的事情也越来越多,部门之间需要协调的事情自然而然就多。联系越密切,部门之间的管理界限就越模糊。这时就需要一个标准化的文件——部门职能说明书,以清晰地呈现部门职能的边界以及权限。

  一、部门职能说明书的概念

  首先我们来看看什么是部门。部门是一个组织的机构,它是为完成特定任务而设置的具有权利管辖一个或多个特定领域事务的机构。从定义上看,部门具有两个特点,一个是它拥有管理权利,另一个是它立足于特定领域。再看部门职能说明书,它是将公司承担的主要职能和权限用规范的语言界定后形成的文本。在编写部门职能说明书的时候需要突出部门的这两个特点。部门职能说明书能够帮助部门员工对本部门需要做的事情形成统一的认知,便于部门管理的同时,减少了部门之间推诿扯皮的现象,促进部门间协作,提升运营效率。

  二、部门职能梳理的原则

  形成部门职能说明书最主要的步骤是部门职能的梳理。在梳理部门职能时需要谨记这样两个原则:一个是立足现实,一个是着眼未来。企业在发展过程中会更加清晰自己的业务范围,不断沉淀一些好的方法和工作流程,这些成功的经验需要进行提炼、保留。这也就是为什么部门职能首先要立足于现实,也就是要把过往的成功经验固态化、标准化。同时也要考虑到随着环境的变化,为完成企业战略目标,一些做法也是会随之变化、调整、改进的,因此在编制部门职能的过程中也需要考虑未来。

  三、部门职能梳理的方法

  一般可以从战略、组织结构、流程三个角度对部门职能进行梳理。战略决定了部门的侧重点,部门需要对战略进行承接。公司战略性文件中提及的项目需要在部门职能中体现,让员工清楚明白部门有这样一项目标,它是需要部门所有员工去努力实现的。不同类型的组织结构对于部门间的协作、权责分工本身就有一定影响。例如矩阵型组织结构,双头甚至多头管理是常见现象,这就需要在部门说明书中写清楚不同部门管理的内容。对流程进行分析是部门职能梳理的重点,通过多层级分解流程,确定该段流程涉及的部门,以及涉及到的部门所被赋予的权利和责任,就可以得到部门职能。通过流程分析出来的部门职能较为完善,因此这也是最常用的一种方法。

  四、部门职能说明书内容

  部门使命就是部门的核心定位,它是完整阐述部门的主要工作重心、核心价值的一句话。它是在全面了解部门职能的前提下,高度概括或者提炼总结而成的。一般可以在完成一级、二级职能之后进行概括描述。可以使用这样的“三段式”结构:“依据XXX(文件、法规等),做XXX(特定领域)事,达到XXX效果”。

  一级职能是指部门为了实现其使命,需要进行管理的关键领域。一级职能的编写要求我们把从战略、组织结构或流程梳理出来的职能进行提炼、汇总。汇总后按重要性排序,并使用PDCA原则检查是否完整。接下来要辨别各部门的职能和组织结构是否匹配,是否存在交叉、重叠、空缺现象。具体的分析过程与案例欢迎大家订阅苏盟在线《如何编写部门职能》这一课程,这里就不再赘述了。最后要在充分沟通的前提下,与高层领导和各部门统一意见。

  二级职能是指为取得关键领域成果部门采取的具体做法。二级职能除了来自一级职能的梳理、扩充外,还可以来自于:资料研读、访谈等前期调研的积累;与行业内其他企业进行对标;以及初步完成的稿件的沟通确认过程。一般在沟通确认时有3个重要的节点,首先是与部门负责人沟通,根据意见进行修改;接着和高层领导沟通并修改形成意见征求稿,再次与部门负责人就修改内容进行确认并签字。通过“从下到上”与“从上到下”方法的结合,确保形成统一意见。

  结束语

  部门职能说明书是将部门所承担的主要职能和权限用规范的语言界定,从而形成的标准化文本。它以战略、组织、流程为依据,描绘了部门为达成关键成果的实施路径图。通过梳理、分析,理清了部门的权责,加强了部门间协作,提升了组织运营效率。它也是组织管理的基础,为岗位设置、岗位职责划分提供了依据。

  部门职能说明书是用规范的语言来界定部门的主要职责和权限的标准化文本,是基于战略、组织和流程,描述了部门为实现关键成果的实施路径图。通过梳理和分析,明确了部门的权责,加强了部门之间的协调与合作,提高了组织的运营效率。它也是组织管理的基础,为岗位设置以及岗位职责划分提供了依据。

  以上就是关于部门职能说明书的相关介绍。

  本文来源于微信公众号:苏盟在线

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